Terminfindung per E-Mail-Pingpong kostet Zeit, Nerven und am Ende oft trotzdem keinen fixen Termin. Genau hier setzt Meetergo an – ein Terminbuchungstool aus Köln, das sich als deutsche Alternative zu Calendly positioniert. In einer als Werbefolge gekennzeichneten Episode von Kevin allein im Marketing spricht Host Kevin mit Dominik Rapacki über die Entwicklung des vergangenen Jahres, neue Funktionen und die Frage, warum digitale Souveränität für viele Unternehmen relevanter wird. Dabei wird offen über Fehler, eine drohende Insolvenz und den anschließenden Wachstumskurs gesprochen.

Vom Beinahe-Aus zur Profitabilität

Bemerkenswert ehrlich fällt der Rückblick auf die Anfangsjahre aus. Nach eigener Aussage habe das Unternehmen in den ersten beiden Jahren viel Geld ausgegeben, wenig Umsatz gemacht und zahlreiche Funktionen entwickelt, die das Produkt und die Zielgruppenansprache eher verwässerten. Das Ergebnis: Man sei fast insolvent gewesen.

Wir waren auch fast insolvent nach zwei Jahren, also das war schon nah dran. Aber da haben wir so bisschen die Kurve bekommen und seitdem sind wir jetzt seit über einem Jahr profitabel.

Inzwischen sei der Umsatz innerhalb weniger Monate verdoppelt worden, das Wachstum liege bei rund 10 bis 15 Prozent pro Monat. Als Erfolgstreiber nennt Dominik vor allem zwei Dinge: konsequentes SEO und Content sowie das genaue Zuhören bei den Kunden. Statt immer neue, unnötige Features zu bauen, konzentriere man sich seither auf alles, was mit Meetings zu tun hat.

Vom Kalender-Tool zum Meeting-Ökosystem

Meetergo ist längst mehr als eine Buchungsseite. Das Selbstverständnis: alles abzudecken, was vor, während und nach einem Meeting anfällt – modular aktivierbar. Zum Funktionsumfang gehören unter anderem:

  • Terminbuchung mit Verschiebe-Link und automatischer Team-Verteilung
  • Digitale Visitenkarte und Videokonferenzlösung (Meetergo Connect)
  • Ein KI-E-Mail-Beantworter, der Terminvorschläge per Mail machen kann
  • Ein schlankes CRM für Kunden, die keine komplexe Lösung wie Pipedrive oder HubSpot benötigen
  • Enterprise-Funktionen wie Salesforce-Anbindung, granulare Nutzerrollen und Berechtigungen
  • Bezahlte Buchungen über Stripe und PayPal, Wartelisten, Mehrfach- und Gruppenbuchungen
  • Passwortgeschützte Buchungsseiten sowie E-Mail-Anhänge und Datei-Uploads im Buchungsprozess

Ein zentraler Anspruch: Kunden sollen so wenig Zeit wie möglich im Tool verbringen. Logos, Branding und Farben würden automatisch gezogen, die Einrichtung so nahtlos wie möglich gestaltet.

Kostenlose lokale Transkription und der KI-Anrufbeantworter

Ein Highlight ist die kostenlose Meeting-Transkription. Dabei handelt es sich um eine App für Windows und Mac (Linux soll folgen), die auf Systemaudio und Mikrofon zugreift. Sie funktioniert unabhängig davon, ob man in Google Meet, Teams oder Meetergo Connect sitzt – oder schlicht ein YouTube-Video transkribieren möchte. Der entscheidende Punkt: Die Verarbeitung läuft lokal, ohne Cloud, ohne Login, ohne Kontozwang. Eine Sprechererkennung ist derzeit noch nicht integriert, soll aber nachgereicht werden.

Warum das Angebot gratis ist? Es diene als Leadmagnet. Angefordert werde lediglich die E-Mail-Adresse und die Zustimmung für Updates – ein Einstieg ins Cross-Selling, bei überschaubarer Newsletter-Frequenz.

Als nächstes großes Projekt kündigt Dominik einen KI-Anrufbeantworter an, komplett in Deutschland gehostet. Dieser soll Termine buchen, auf den Kalender und das Team zugreifen sowie Fragen zum Unternehmen beantworten – idealerweise mit einer Antwortzeit von rund einer halben Sekunde, um menschlich zu wirken. Auf Wunsch lasse sich sogar die eigene Stimme klonen, wofür bereits etwa 60 Sekunden Input genügten. Als besonders relevanten Anwendungsfall nennen beide die Terminvergabe für ältere Menschen, die lieber anrufen als online buchen – etwa bei Arztterminen.

Digitale Souveränität als Wachstumsfaktor

Das Thema Datenschutz zieht sich durch das Gespräch. Dominik verweist auf das US-Gesetz FISA 702 und die Urteile rund um Max Schrems, durch die der Datenaustausch mit den USA bereits zweimal vor dem Europäischen Gerichtshof gekippt wurde. Bei US-Tools lande faktisch die gesamte Termin- und Kundendatenbasis in den USA.

Er betrachtet den Trend differenziert: Zwar spiele digitale Souveränität in die Karten, doch in vielen großen Unternehmen tue sich weniger, als die öffentliche Debatte vermuten lasse. Als konkrete Use Cases nennt er die Pflegeberatung – etwa die jährliche Abstimmung des Pflegegrads mit zertifizierten Videocalls, die von der Krankenkasse erstattet werden können – sowie die Finanzbranche, in der Unterlagen direkt im Call digital signiert werden sollen.

Weniger Komplexität dank KI und der Wert von Vertrauen

Auf die Frage nach der Funktion, auf die er am meisten stolz sei, nennt Dominik nicht ein einzelnes Feature, sondern die gewonnene Einfachheit. Terminierung bringe viele Sonderfälle mit sich – etwa unterschiedliche Interpretationen von Meeting-Puffern. Die Lösung: ein KI-Chat, in den man in Textform hineinschreibt, was man einstellen möchte, woraufhin das Tool die Buchungsseite konfiguriert. Gerade für weniger technikaffine Nutzer ein Gewinn.

Ein zweiter roter Faden ist das Thema Vertrauen und Geschwindigkeit. Dominik zieht den Vergleich zum Dating: Wer schneller antworte, gewinne häufiger den Abschluss – ein Prinzip, das er unter dem Stichwort Speed to Lead auf Sales, Recruiting und andere Bereiche überträgt. Kevin rechnet zudem vor, wie viel Zeit die Buchungslinks im Podcast-Alltag sparen, wenn Gäste ohne endlosen E-Mail-Verkehr selbst einen Termin wählen. Beide betonen: Trotz zunehmender Automatisierung entstehe echtes Vertrauen weiterhin im persönlichen Austausch – im Call, per Telefon oder vor Ort.

Ausblick auf 2026

Für das laufende Jahr steht die engere Verzahnung der bestehenden Funktionen im Fokus: eine Automation-Engine für Meetings, bei der die Transkription automatisch startet und im Anschluss etwa eine Follow-up-E-Mail – auf Wunsch mit neuem Buchungslink – versendet wird. Der KI-Anrufbeantworter soll zum großen Thema werden. Dazu kommen weitere Kooperationen und branchenspezifische Prozessketten. Updates gebe es nach eigener Aussage wöchentlich, dokumentiert im Changelog, und Feature-Vorschläge aus der Community seien ausdrücklich erwünscht.

Zum Abschluss betont Kevin seine Unabhängigkeit trotz kostenloser Toolnutzung: Er würde auch bezahlen und Kritik ebenso deutlich äußern. Preislich beginnt das Essentials-Abo bei 7 Euro pro Monat (jährliche Abrechnung), das umfangreichste Team-Paket liegt bei 25 Euro pro Nutzer und Monat – gemessen am Funktionsumfang aus Sicht beider Gesprächspartner ein faires Angebot.