Kaum ein Thema beschäftigt Vertriebsteams so sehr wie das Nachfassen: Wann fasse ich nach? Wie oft? Und über welche Kanäle, ohne den Kunden zu vergraulen? In Folge 106 des Podcasts Irgendwas mit Vertrieb widmet sich der Host genau dieser Frage und stellt eine konkrete, wiederholbare Strategie vor. Der Kern seiner Botschaft: Nachfassen lohnt sich – und wer dranbleibt, verschafft sich einen messbaren Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.
Warum Wiederholung im Vertrieb funktioniert
Zum Einstieg bemüht der Host ein historisches Bild: Cato der Ältere soll jede seiner Reden mit dem Satz beendet haben, dass Karthago zerstört werden müsse – über 500 Mal wiederholte er diesen Gedanken und platzierte ihn so dauerhaft in den Köpfen seiner Zuhörer. Für den Vertrieb bedeutet das nicht, stur denselben Satz zu wiederholen, sondern eine Botschaft klug und mehrfach zu platzieren.
Der Grund ist einfach: Was für dich als Verkäufer hochrelevant ist, hat der Ansprechpartner auf der anderen Seite oft gar nicht so präsent. Je wichtiger ein Thema für dich ist, desto häufiger musst du also daran erinnern – smart und mit Mehrwert statt mit reiner Penetranz.
Die 28-Tage-Regel als Zeitrahmen
Der zentrale Rat lautet, nicht in Tagen, sondern über einen längeren Zeitraum zu denken. Der Host arbeitet mit einer selbst aufgestellten 28-Werktage-Regel. Über diesen Zeitraum hinweg fasst er nach – aus einem pragmatischen Grund:
Mit 28 Tagen schlägst du eigentlich jede Grippe, schlägst jeden Businesstrip und schlägst auch solche Sachen wie Schwangerschaften oder größere Krankheiten.
Spätestens nach etwa 14 Tagen zeichnet sich zudem ab, ob eine Person überhaupt noch im Unternehmen arbeitet. Telefonnummern werden umgestellt, E-Mail-Postfächer angepasst – und wer freundlich nachfasst, bekommt in aller Regel eine Rückmeldung, etwa dass der Ansprechpartner ausgeschieden oder im Mutterschutz ist. Entscheidend ist: Die gesamte Nachfassstrategie sollte nicht in fünf Tage gepresst werden, sondern über diesen breiteren Zeitraum verteilt sein.
Zehn Touchpoints über verschiedene Kanäle
Innerhalb der 28 Werktage empfiehlt der Host, rund zehn Touchpoints anzupeilen. Die Merkregel ist bewusst simpel: Das Wort "nachfassen" hat zehn Buchstaben – ein guter Anhaltspunkt, mehr nicht. Wichtig ist, dass es nicht um zehn Anrufe geht, sondern um zehn Kontaktpunkte über unterschiedliche Medien.
- Anruf und E-Mail als klassische Kombination
- LinkedIn-Nachrichten und Direktnachrichten
- Brief oder Fax, je nach Situation
- MS Teams, wenn es im Einsatz ist
- SMS oder WhatsApp, sofern die Handynummer vorliegt
Dieser Medienmix hilft, aus der Masse herauszustechen – gerade bei Ansprechpartnern, die täglich mit Kontaktversuchen überhäuft werden. Ob es tatsächlich zehn Kontakte sein müssen, hängt von der Phase des Verkaufszyklus ab: Bei jemandem, der bereits tiefer im Prozess steckt, lohnt sich der volle Umfang; bei ganz frischen Kontakten darf man es lockerer angehen.
Ebenso wichtig: Die Frequenz muss zu dir passen. Wer sich unwohl fühlt, dreimal pro Woche nachzufassen, überträgt dieses schlechte Gefühl auf das Gespräch – und erntet nur weitere Vertröstungen. Nur wenn du dich mit deinem Takt wohlfühlst, wirkst du überzeugend.
Nachfassen mit Mehrwert statt Bitte um Rückruf
Der wohl wichtigste inhaltliche Hebel: Jeder Kontaktpunkt sollte dem Kunden etwas Wertvolles bieten. Statt einer bloßen "Habe Sie leider nicht erreicht, bitte rufen Sie zurück"-Nachricht empfiehlt der Host, echte Informationen mitzuliefern, die im nächsten Schritt der Kundenreise ohnehin relevant werden.
Als Beispiel dient sein eigenes Geschäft rund um Glasfaseranschlüsse: Ist der Standort versorgt, folgt die Produktauswahl, dann die Preise, die Einigung, der Kick-off als Vertragsstart, der Bau, der Anschluss und schließlich die Freischaltung. Diese Schritte lassen sich in eine Timeline übersetzen und per E-Mail versenden:
Sehr geehrter Herr Müller, hier ist die Timeline, die ich für Sie zusammengestellt habe. Ich habe eben versucht, das telefonisch mit Ihnen durchzugehen.
Die eigentliche Botschaft – ruf mich bitte zurück – bleibt dieselbe, aber der Inhalt ist ungleich wertvoller. Weitere Ideen für Content: Der Host rät, beim Service- oder Supportteam die Top-3-Fragen von Neukunden abzufragen und diese in eine kurze E-Mail oder ein Video zu packen. So entsteht Schritt für Schritt eine komplett ausgemappte Customer Journey, aus der sich zahlreiche nützliche Content-Bausteine ableiten lassen.
Aus dem Nachfassen eine messbare Kampagne machen
Statt jedes Mal neu zu improvisieren, sollte die Nachfassstrategie einmal festgelegt und dann konsequent über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten durchgezogen werden – wie eine Kampagne mit klar definierten Schritten. Anschließend wird ausgewertet: Was hat gut funktioniert, wo steigen die meisten Kontakte weiter in den Prozess ein, welcher Schritt bringt nichts und kann entfallen? Mit den passenden Tools entstehen belastbare Daten, auf deren Basis sich die Strategie iterativ verbessern lässt.
Warum sich Dranbleiben wirklich lohnt
Zum Abschluss liefert der Host die Motivation gleich mit. Laut den genannten Statistiken geben rund 40 bis 48 Prozent der Verkäufer bereits nach dem ersten Versuch auf. Wer es schafft, mehr als einmal nachzufassen, verschafft sich damit einen erheblichen Vorteil. Häufig scheitert ein Kontakt schlicht an einer falschen Nummer oder einem Zahlendreher aus einem fehlerhaft ausgefüllten Formular – ein warmer Lead, den man leichtfertig liegen lässt.
Als eindrückliches Bild dient der Vergleich mit Inkassounternehmen: Sie melden sich mit Mahnungen, Erinnerungen, Anrufen aus dem Callcenter und Briefen sechs oder sieben Mal – und das bei Menschen, die oft schlicht kein Geld haben. Wenn ein Inkassounternehmen so hartnäckig bleibt, sollte es im Vertrieb erst recht möglich sein, sich zehnmal bei einem Kontakt zu melden, mit dem man bereits gesprochen hat und bei dem das Budget grundsätzlich vorhanden ist.
Das Fazit ist damit klar: Ein durchdachter Medienmix über 28 Werktage, rund zehn Touchpoints mit echtem Mehrwert und eine anschließende Auswertung machen aus dem lästigen Nachfassen ein professionelles, planbares Instrument – das dranbleibt, ohne zu nerven.