Führung und Kommunikation im Handwerk: Warum Klarheit und bewusste Pausen den Unterschied machen

Wie lassen sich Führung und Kommunikation erfolgreich ins Handwerk bringen? Über diese Frage sprach Strategieberater Michael Heitkötter in der Podcast-Folge von Handwerk spricht. Der gelernte Papiermacher, der sich selbst als "Wachstumssteigerer und Engpasslöser" für Unternehmen versteht, teilte praxisnahe Einblicke in gute Kommunikation, den Umgang mit Konflikten und die Rolle des Handwerks in Deutschland.

Vom Papiermacher zum Strategieberater

Heitkötters Verbundenheit zum Handwerk hat einen konkreten Ursprung: Er absolvierte eine Lehre als Papiermacher in einer Papierfabrik. Besonders in Erinnerung geblieben ist ihm das Prüfungsfach Papierhandschöpfen, bei dem er mit einem selbst gebogenen Drahtwasserzeichen arbeiten musste. Dabei entsteht das Wasserzeichen, weil an der geformten Drahtstelle weniger Papiermasse haften bleibt und das Motiv später durchschimmert.

Diese Leidenschaft für Papier ist ihm bis heute geblieben – trotz aller Digitalisierung nutzt er weiterhin eine eigene Büroausstattung und Visitenkarten aus einer Büttenpapierfabrik. Zugleich betont er, dass die Digitalisierung sowohl in seinem eigenen Unternehmen als auch bei seinen Kunden ein zentrales Thema ist. Immer wieder werde er gefragt, welche Technologie wann sinnvoll sei – gerade beim Thema Künstliche Intelligenz, das er als klaren "Gamechanger" einschätzt.

Führung heißt: den Blick heben

Für Heitkötter muss jedes Unternehmen aktiv geführt werden. Ein häufiges Problem sieht er darin, dass sich Geschäftsführung und Inhaber im Handwerk zu stark auf die Fachaufgaben konzentrieren – gerade in Krisenzeiten und in Phasen der Inflation komme das Führen zu kurz. Um dies zu illustrieren, greift er auf ein Bild aus seiner Jugend zurück:

Michael, nicht nur immer auf den Ball gucken, sondern auch mal hochgucken und ein Gespür kriegen für das Spiel und für die Mitspieler.

Genau dieses vorausschauende Denken – wo steht der Markt, was passiert gerade – müssten Unternehmer im Handwerk beherzigen. Vorausschauendes Fahren, so ergänzt er mit einem weiteren Bild, könne schließlich nie schaden.

Mitarbeiter abholen statt Unruhe erzeugen

Ein Kernthema ist für Heitkötter die Kommunikation bei Veränderungen. Wer eine neue Vorgabe einführt, ohne die Belegschaft mitzunehmen, riskiere, dass niemand mitzieht. Aus unternehmerischer Sicht sei der Sinn einer Veränderung meist klar – etwa mehr Effizienz. Doch der einzelne Mitarbeiter frage sich vor allem: Was habe ich davon?

Deshalb rät er, sich vor Teamansprachen bewusst in die Lage der Mitarbeiter zu versetzen und deren konkrete Vorteile herauszuarbeiten. Wird das in verständlichen, einfachen Worten erklärt, bewege eine Teamansprache tatsächlich etwas – statt hinterher Unruhe nachzuarbeiten.

Zentral ist dabei die Klarheit. Wo etwas nicht genau verstanden werde, entstehe Verwirrung, und jeder beginne, die Botschaft für sich zu interpretieren. Für Heitkötter bedeutet gute Kommunikation nicht rhetorische Brillanz, sondern das Wesentliche auf den Punkt zu bringen:

Perfektion heißt nicht, was kann ich hinzufügen, sondern Perfektion heißt, ich kann nichts mehr weglassen.

Dazu gehört für ihn auch, Emotionen zuzulassen. Anders als die harten Managementlehren früherer Jahrzehnte dürfe Führung heute authentisch sein – auch Enttäuschung oder Traurigkeit zu zeigen sei erlaubt.

Die Werkzeuge: Pausen, Prinzipien und das richtige Medium

Auf die Frage nach konkreten Techniken nennt Heitkötter einen überraschend einfachen Tipp: einfach mal eine Pause machen. Man müsse in einer Ansprache oder Präsentation nicht reden wie Punkt und Komma, sondern Aussagen sacken lassen – so wie ein Buch auch Absätze habe.

Als roten Faden empfiehlt er drei Prinzipien für jede Kommunikation:

• Warum kommuniziere ich?
• Was kommuniziere ich?
• Wie verpacke ich die Botschaft?

Gerade das "Wie" werde oft vernachlässigt – dabei mache man sich bei einem Geschenk häufig mehr Gedanken über die Verpackung als bei der eigenen Kommunikation.

Auch die Wahl des Mediums sei entscheidend. Messenger-Nachrichten seien praktisch, doch im persönlichen Gespräch sehe man Reaktion, Blick und Körperhaltung. Emotionen in E-Mails zu transportieren nennt er "Königsklasse", weil Geschriebenes leicht anders verstanden werde, als es gemeint ist. Manchmal helfe schlicht der Griff zum Telefon. Und in Konfliktsituationen gelte der Grundsatz: Der Flexiblere führt – wer sich anpasst, bringt beide Seiten auf eine Ebene.

Weiterbildung, Feedback und die junge Generation

Wenn es das eine Thema gebe, in dem man sich weiterbilden solle, dann sei es Kommunikation. Dafür brauche es keine großen Formate: kurze Updates, Teammeetings oder eine Dreiviertelstunde in der Mittagspause reichten oft aus, um Themen wie Feedback und klare Kommunikation anzusprechen. Entscheidend seien die Bereitschaft, sich bewusst Zeit zu nehmen, und die anschließende Umsetzung. Ob Buch, YouTube-Video oder Inhouse-Schulung – jeder solle für sich prüfen, welcher Kommunikationsstil zu ihm passt.

Beim Umgang mit Kundenfeedback empfiehlt Heitkötter die Methode des kleinen Storytellings: Nicht nur hören, dass die Zusammenarbeit "toll" war, sondern nachvollziehen, wo der Kunde vorher stand, wo er jetzt steht und wie das Unternehmen ihm geholfen hat. Dieses Feedback solle man bewusst in die Organisation tragen, denn nichts motiviere so sehr wie Erfolg – jeder Mitarbeiter sei ein Teil des Puzzles gewesen.

Für die junge Generation wünscht er sich ein gegenseitiges Verständnis: Kommunikation dürfe nicht nur digital erfolgen, sondern brauche auch persönliche und Video-Meetings. Umgekehrt gebe es neben knappen digitalen Kürzeln auch andere Medien und Alternativen. So könne der Austausch zwischen Alt und Jung gelingen.

Der Blick nach vorn – und ein Appell fürs Handwerk

Für die Zukunft erwartet Heitkötter mehr moderne Tools und Videokonferenzen, die viele Meetings ersetzen. Die drei Prinzipien Warum, Was und Wie blieben jedoch unabhängig vom Medium gültig. Wichtig sei die bewusste Entscheidung, wann welches Format passt – ein persönliches Gespräch habe schließlich eine ganz andere Emotion als ein Videocall.

Seine zwei Hacks für die Zuschauer: in der Kommunikation bewusst Pausen machen und sich Zeit nehmen. Im Alltag dominierten dringende To-dos, doch die wirklich wichtigen, strategischen Aufgaben brauchten Denkzeit. Sein Rat: eine feste Denkzeit im Kalender eintragen, eine Frage bewusst durchdenken, die Erkenntnisse aufschreiben – und danach wieder in den Umsetzungsmodus wechseln.

Abschließend würdigt Heitkötter das "goldene Handwerk" als einen der wichtigsten Motoren Deutschlands. Den aktuellen Stellenwert hält er jedoch für zu gering: Ein teils schlechter Ruf erschwere die Suche nach guten Fachkräften, obwohl viele Betriebe volle Auftragsbücher hätten und vor allem Personal bräuchten. Sein Appell: Das Handwerk müsse lauter für sich einstehen und mutiger auftreten – als das, was es ist: ein wesentlicher Bestandteil der Wirtschaft.