Digitales Berichtsheft im Handwerk: Wie Subido die Ausbildung einfacher machen will

Das Berichtsheft gehört für Auszubildende zu den wenig geliebten Pflichten – oft in letzter Minute zusammengeschrieben, per Excel oder von Hand im Ordner abgeheftet. Genau hier setzt Markus Müller an. Als Mitgründer und Geschäftsführer der Subido GmbH hat er eine App entwickelt, die das Berichtsheft digital, mobil und intuitiv nutzbar machen soll. Im Gespräch bei Handwerk spricht erzählt er von seinem Werdegang, den Hürden bei der Digitalisierung im Handwerk und davon, warum er die Branche für die zukunftssicherste überhaupt hält.

Vom Baugeschäft zur Ausbildungskommunikation

Markus Müller wuchs mit handwerklichem Hintergrund auf: Sein Vater führte ein Baugeschäft, und schon als Teenager verbrachte er seine Sommerferien auf der Baustelle. Beruflich schlug er jedoch zunächst einen anderen Weg ein – Studium im Bereich Medien und Film an der Filmakademie Baden-Württemberg, anschließend die Gründung einer Agentur.

Sehr schnell landete er im Feld der Ausbildungskommunikation. Bereits während des Studiums entwickelte er ein Grundkonzept für das erste Azubi-TV einer Handwerkskammer. Später bereitete seine Agentur Berufsinformationen für die Plattform Berobi auf und erhielt dafür einen Comenius-Online-Award – als einer der Ersten, die Berufe mit Videos darstellten. Über viele Jahre prägte er zudem Kampagnen wie "Back dir deine Zukunft" des Bäckerhandwerks (rund zehn Jahre) und die Azubi-Kampagne des Elektrohandwerks (sechs bis sieben Jahre).

Das Stigma im Kopf – das eigentliche Problem des Handwerks

Trotz seiner erfolgreichen Kampagnen – im Elektrohandwerk konnte über Jahre ein jährliches Plus an Auszubildenden erreicht werden – sieht Müller die zentrale Herausforderung nicht in den Berufen selbst. Zwar gebe es reale Schwächen wie zu niedrige Bezahlung oder unbeliebte Nachtarbeit etwa im Bäckerhandwerk. Das Kernproblem liege jedoch tiefer:

Es gibt so ein unterschwelliges Vorurteil, und Generationen von Eltern haben gedacht, ihre Kinder müssen studieren, damit aus ihnen etwas wird.

Auch Lehrkräfte transportierten dieses Mantra oft weiter. Müller berichtet, dass er selbst ehrenamtlich an einem Stuttgarter Gymnasium das Thema Selbstständigkeit vorstellte – und sich darüber ärgerte, dass dort nie ein Handwerksbetrieb eingeladen wurde. Dabei sei das Handwerk für viele Jugendliche, die lieber anpacken und ein sichtbares Ergebnis ihrer Arbeit sehen wollen, die deutlich bessere Option.

Die Entstehung der Berichtsheft-App

Seit 2017 dürfen Berichtshefte in Deutschland offiziell digital geführt werden. Etwa zwei Jahre später kam das Thema – auch durch die enge Zusammenarbeit mit dem Bäckerhandwerk – bei Müllers Team auf. Die am Markt verfügbaren Lösungen, teils mit öffentlichen Geldern gefördert, waren nach dem Feedback der Verbände jedoch weder intuitiv noch gut bedienbar.

Mit der Erfahrung aus zahlreichen digitalen Projekten – von Websites mit Stellenfindern über Betriebsbörsen bis zu Bilddatenbanken – entwickelte das Team gemeinsam mit einem Verband die erste eigene Berichtsheft-App. Das Feedback war positiv, weitere Verbände zeigten Interesse. 2021 folgte die Ausgründung der Subido GmbH als eigenständiges Produkt.

• Erste Nutzer waren das komplette Lebensmittelhandwerk (Fleischer, Konditoren) sowie das Elektrohandwerk.
• Seit 2022 können sich Betriebe auch direkt über subido.de registrieren (Software as a Service).
• Für Auszubildende ist die Nutzung kostenlos – die vollen Vorteile wie digitale Unterschriften, schnelle Freigaben und Chatfunktion entfalten sich jedoch erst, wenn auch der Betrieb mitzieht.

Die Nutzerzahlen liegen bei den Azubis im gut fünfstelligen Bereich, bei den Betrieben bislang im vierstelligen. Die Betriebe hinken bei der Digitalisierung also noch hinterher.

Föderalismus, Einfachheit und der Kampf gegen die Wunschliste

Eine unterschätzte Hürde war der Föderalismus: Neben den Vorgaben des Bundesinstituts für Berufsbildung gibt es regional abweichende Anforderungen. Subido orientierte sich an den strengsten Vorgaben – gefunden bei der IHK im Bereich Oberschwaben mit ihrem "ganzheitlichen Berichtsheft", das etwa die laufende Nummer des Ausbildungsrahmenplans und eine Selbsteinschätzung verlangt. Diese Funktion wurde als Option integriert.

Ein Leitprinzip zieht sich durch die gesamte Entwicklung: die App muss einfach bleiben. Von der langen Wunschliste der Kunden werden laut Müller rund 95 Prozent aussortiert, weil sie zu spezifisch sind. Funktionen sollen universell nutzbar sein – etwa eine flexible Notizfunktion mit Terminen und Datei-Uploads oder die Wahl zwischen Tages- und Wochenberichten, stichwortartig oder als beschreibender Text.

Warum Software oft an der Realität scheitert

Im Gespräch wird deutlich, warum viele Betriebe bei digitalen Tools zurückhaltend bleiben. Gekaufte Standardsoftware bestimme am Ende den Prozess im Unternehmen – sei aber nie exakt auf den einzelnen Betrieb abgestimmt, sondern in einem idealisierten "Laborprozess" gedacht. Im Tagesgeschäft passt sie dann oft nicht, und der Betrieb müsste seine Abläufe umbauen. Hinzu kommt die Scheu vor Veränderung. Müller räumt offen ein, dass es durchaus digitale Prozesse gibt, die keine Zeit sparen, sondern zusätzliche Arbeit machen. Genau solche Erfahrungen bremsten die Bereitschaft, Neues auszuprobieren.

Auch die häufig geäußerte Sorge, digitale Berichte lüden zum Abschreiben ein, weist er zurück. Die App funktioniert offline – morgens im Bus ohne Empfang lässt sich das Heft trotzdem pflegen. Zudem eröffne sie neue Dokumentationsformen: Fotos oder sogar Videos einer fertigen Arbeit lassen sich direkt in den Bericht einfügen und mit einem Klick zur Freigabe an den Ausbilder schicken.

Der einfachste Hack und ein klares Schlusswort

Nach einem praktischen Tipp gefragt, überrascht der App-Entwickler mit einem analogen Rat: Man solle vor lauter "Hacks" die einfachsten Lösungen nicht übersehen – und das Handy zwischendurch einfach mal weglegen. Das spare Zeit und schärfe den Fokus.

Sein Blick auf die Zukunft der Branche ist eindeutig. Während viele Berufe und Prozesse durch künstliche Intelligenz automatisiert würden, blieben Häuser, Leitungen und Anlagen bestehen – und brauchten Experten, die sie reparieren und erneuern.

Im Bereich Zukunftssicherheit ist das Handwerk dieser Tage unschlagbar.