Wie macht man ein scheinbar trockenes Thema wie Dokumentenverarbeitung massentauglich? Nico Greiner, Partner und Head of Sales and Growth bei der PPI AG, hat darauf eine klare Antwort gefunden: mit Mut, Humor und konsequenter Videokommunikation. Als "Dokumentenkanzler" hat er einem Nischenthema aus dem Bereich Financial Services innerhalb weniger Monate millionenfache Reichweite auf LinkedIn und YouTube verschafft. Im Gespräch bei Video Reloaded erklärt er, wie aus einem spontanen Experiment ein strategischer Erfolgshebel wurde.

Ein Experiment im Druckzentrum

Die Ausgangslage war denkbar unspektakulär. PPI berät mit rund 1.000 Mitarbeitern in Europa Banken und Versicherungen rund um Zahlungsverkehr und dokumentgetriebene Geschäftsprozesse – vom Posteingang über die Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten bis zum Output Management. "Das ist ja per se ein trockenes Thema", räumt Greiner offen ein. Die Leitfrage lautete daher: Wie lässt sich in einer Aufmerksamkeitsökonomie die Bekanntheit erhöhen?

Anders als viele vermuten, ist das alles noch gar nicht so lange her. Im November 2024 drehte das Team seine ersten Shorts – in einem Druckzentrum mit großen Druck-, Scann- und Kuvertiermaschinen. Zusammen mit einem Partner entstanden kurze Interviewformate zu Fragen wie Portooptimierung oder der Zahl an Seiten, die ein Durchlaufdrucker pro Minute verarbeitet. Dazu kamen einige bewusst komödiantische Clips im TikTok-Stil. Als die Videos im Dezember wöchentlich auf LinkedIn erschienen, explodierten die Zahlen: Videos von rund 46 Sekunden Länge über Drucker und Duplex-Scanner erreichten mehrere Hunderttausend Views pro Woche.

Die Geburt des Dokumentenkanzlers

Greiner setzte fort, was funktionierte – ganz nach seinem Prinzip aus dem Sport: Ein Spielzug wird so lange gespielt, bis der Gegner ihn verhindern kann. Nach Kampagnen zu Dokumentenmanagementsystemen und Input Management entstand kurz vor der Bundestagswahl das prägende Video. Vor einer Greenwall, ohne Skript, sprach er einfach los – mit dem Schlachtruf "Hoch lebe das Dokument". Bewusst verzichtete er dabei auf jede politische Aussage; es ging ihm allein um die Frage, was in der Bundes- und Kommunalverwaltung bei der Dokumentenverarbeitung besser laufen müsste.

Das Video, das rund 1,6 Millionen Mal angesehen wurde, verselbstständigte sich. Auf Messen wurde Greiner quer durch die Halle als "Dokumentenkanzler" gerufen, Veranstalter druckten den Begriff sogar statt seines Namens auf die Badges. Das eigentlich Entscheidende war für ihn dabei ein anderer Effekt:

Der große Change ist der, dass ich einfach nur da sein musste. Ich hatte sofort Connections zu den Leuten, weil wir ein Thema hatten, über das wir sprechen konnten. Dieses berühmte Bistrotisch-Problem war weg.

Eine Folgeproduktion am Kanzleramt – mit Drehgenehmigung und einem Augenzwinkern in Anlehnung an Gerhard Schröder – verband die Inszenierung stets mit fachlichem Input, etwa zur Einführung der E-Akte oder zur Konsolidierung von Archivsystemen.

Kritik, Haltung und Durchhaltevermögen

Kritik gab es reichlich, intern wie extern, teils auch unsachlich und persönlich. Greiner begegnet ihr mit einer sportlichen Haltung: "Aus der Trainingslehre ist bekannt: Wenn man sich immer unterhalb der Schwelle bewegt, wird man nie besser." Ein Kollege habe ihm einmal das schönste Kompliment gemacht – manche fänden es blöd, manche gut, aber er ziehe es gnadenlos durch, jeden Tag. Genau darin sieht er den Schlüssel: "Meine tiefste Überzeugung ist, dass Fleiß und Taktung am Ende immer zum Erfolg führen."

Ein zentrales Missverständnis will er dabei ausräumen: Shorts hätten nichts mit Substanzlosigkeit zu tun. Sie stünden am Anfang – für die Aufmerksamkeit. Die Substanz komme im zweiten Schritt. Niemand müsse die Komplexität einer Beratung in ein Ein-Minuten-Video pressen. Vielmehr gehe es darum, Awareness zu schaffen und ein Thema emotional aufzuladen, bevor die eigentliche Beratungssituation folge.

Mehr Input für den Funnel

Greiners Logik ist nüchtern und einfach. Die Conversion Rate lasse sich kaum verändern – wohl aber die Menge dessen, was oben in den Funnel gelangt. Genau das leiste Videokommunikation. Zentral ist für ihn dabei ein Leitsatz:

Transparency leads to trust. Ich bin fest davon überzeugt, dass die Transparenz darüber, welche Kunden wir haben und welche Projekte wir machen, bei potenziellen Mandanten zu Vertrauen führt.

Deshalb ging PPI nach eigenen Angaben als erstes Beratungshaus in Deutschland so weit, eine Angebotssituation bei einem Mandanten live mitzufilmen – inklusive Vor- und Nachbereitung. Ein besseres Empfehlungsmarketing als den Kunden gemeinsam vor die Kamera zu holen, gebe es nicht.

Die Zukunft der Messe

Auch das klassische Messeverständnis stellt Greiner infrage. Wer hinter dem Tresen darauf warte, dass jemand einen Flyer verlange oder sich eine Demo ansehe, warte vergeblich. Vorbild seien angelsächsische Märkte, wo Content-Hubs im Zentrum der Hallen Podcasts und Videos produzieren. Erfolgreiche Messearbeit bestehe heute aus Ankündigungsposts, Content während der Veranstaltung und Recaps im Nachgang – ergänzt um die Verlinkung der Teilnehmer.

PPI setzt dieses Prinzip mit durchgetakteten Interviewformaten um, etwa auf der DKM in Dortmund oder beim Versicherungsforum Leipzig. In kurzen Snippets kommen Vorstände zu Wort – professionell produziert mit zwei Kameras und Color Grading, aber inhaltlich klar vorbereitet.

Der Blockbuster und die Grenzen der Aufmerksamkeit

Ein neues Level markierte 2025 der "Blockbuster" – ein reiner Actionfilm, gedreht an drei Tagen in Hamburg, mit orangener Corvette, Kampfszenen und Ninja-Elementen. Bewusst verzichtete Greiner hier auf Fachlichkeit; es ging allein um einen Aufmerksamkeits-Peak einen Monat vor Beginn des Geschäftsjahres. Auf die Reichweite folgte eine fachliche Kampagne mit Artikeln, Blogbeiträgen und Terminvereinbarungsoption.

Die Reaktionen waren kontrovers, ein Teil der Kritik traf ihn persönlich. "Das war schon eine schwierige Zeit, diese Kritik auszuhalten", gibt er zu. Doch die Kampagne funktionierte: Vor zwei Wochen erhielt sie den German Design Award, der in seiner Begründung den Mut hervorhob. Auffällig war zudem, dass der Film und die Kampagne bei den eigentlichen Adressaten – Entscheidungsträgern zwischen 45 und 60 Jahren – auf besonders hohe Akzeptanz stießen.

Sein Fazit fällt entschlossen aus: Wer mutig ist, dem gehört die Welt. Entscheidend sei aber auch, Verantwortung zu tragen – nicht nur im Erfolg, sondern gerade dann, wenn etwas einmal nicht funktioniere. "Was ich hatte, war nicht die Kenntnis über den Erfolg, sondern der Mut, es zu probieren."