Künstliche Intelligenz verändert die Art, wie Unternehmen kommunizieren, Wissen bewahren und Marketing betreiben. Doch wo liegt die Grenze zwischen sinnvollem Einsatz und übertriebener Automatisierung? Im Gespräch mit Podcast-Host Florian Gipser erklärt KI-Experte Michael Heitkötter, warum KI-Chatbots ein enormes Potenzial für Wissensmanagement und Leadgenerierung bergen, warum KI-Avatare in der Corporate-Kommunikation mit Vorsicht zu genießen sind und welche konkreten Werkzeuge den Arbeitsalltag heute schon spürbar erleichtern.

Der KI-Zwilling: Wissen für die Hosentasche

Heitkötter hat unter der Domain fragmichael.de einen eigenen KI-Chatbot erstellt – einen digitalen Zwilling, der mit seinem eigenen Material gespeist wurde: Webinaraufnahmen, Whitepaper, Büchern und YouTube-Videos. Wichtig ist ihm dabei die rechtliche Klarheit: Fremde Materialien in einen Chatbot einzuspeisen und mit dem Namen einer Person zu versehen, sei urheberrechtlich nicht zulässig.

Ein solcher Bot ersetzt aus seiner Sicht keine echte Zusammenarbeit, macht Wissen aber günstig zugänglich. Auf die Frage, ob Chatbots eine Gefahr für Experten seien, antwortet er klar mit Nein:

Es gibt nicht schwarz und weiß, es gibt die Mitte und die ist bunt.

Ist ein Chat mit dem Bot dasselbe wie ein persönliches Gespräch? Natürlich nicht. Aber er sieht darin ein innovatives Produkt – etwa im niedrigpreisigen Bereich ab rund 25 Euro pro Monat oder Woche – oder ein Werkzeug zur Leadgenerierung, bei dem passende Produktangebote im Verlauf des Chats eingeblendet werden.

Chatbots als Werkzeug für internes Wissensmanagement

Besonders wertvoll ist der Einsatz von Chatbots im Unternehmen selbst. Mitarbeitende können Fragen stellen wie „Wie wird bei uns bestellt?“ oder „Wo reiche ich meinen Urlaub ein?“ – das Unternehmenswissen wird zentral verfügbar. Heitkötter berichtet von einem Unternehmer, der seine Firma an den Sohn übergibt und derzeit einen „Nachfolgebot“ trainiert, um sein Wissen zu konservieren.

Dieser Ansatz verbindet sich hervorragend mit Video: Gerade in technischen oder handwerklichen Berufen, in denen Menschen ungern lange Texte schreiben oder lesen, lassen sich Abläufe per Video aufnehmen, transkribieren und in den Bot einspeisen. Auch umfangreiche Verordnungen wie die VOB mit ihren 1.200 Seiten können hinterlegt werden – der Bot nennt dann auf konkrete Fragen die passenden Paragrafen.

Beim Aufsetzen empfiehlt Heitkötter einen behutsamen Start:

  • Mit einem begrenzten Set der wichtigsten rund 20 Fragen beginnen
  • Zunächst nur überschaubare Informationsmengen einspeisen – denn „viel hilft nicht viel“
  • Antworten testen, bevor weitere Themen ergänzt werden
  • Antwortstil (kurz und knapp oder ausführlich) individuell festlegen
  • Optional eine Stimmprobe für das Stimm-Kloning liefern

Als Plattformen nennt er unter anderem Botpress, Simplebot und Delphi. Zentral ist dabei der Datenschutz: Sensible Unternehmensdaten dürfen nicht unkontrolliert auftauchen, weshalb DSGVO-konforme Systeme unverzichtbar sind.

KI-Avatare: Skepsis in der Videokommunikation

Beim Thema KI-Avatare bezieht Heitkötter eine deutliche Position. Trotz seiner intensiven Beschäftigung mit KI hält er den flächendeckenden Ersatz von Menschen durch Avatare für den falschen Weg – gerade in der Videokommunikation, in der Authentizität entscheidend ist.

Menschen kaufen von Menschen und nicht Unternehmen von Unternehmen.

Ein KI-Avatar sei „perfekt“ – und genau das sei das Problem. Sympathie und Empathie entstünden durch Menschlichkeit, durch das gelegentliche Verhaspeln. Er formuliert eine bemerkenswerte These: KI könne uns menschlicher machen, weil sie uns Zeit verschaffe, die wir wieder in echte Begegnungen investieren können – mit Mitarbeitenden, Kunden oder für authentische YouTube-Videos.

Gipser ergänzt diesen Gedanken mit einer Anekdote aus dem Jahr 2012: Ein durchgeschwitzter Verkäufer namens „Jupp“ nahm damals mit sichtbaren Fehlern ein Schulungsvideo auf. Das Video ging im Konzern „durch die Decke“ – nicht trotz, sondern wegen seiner Menschlichkeit: „Endlich einer von uns.“ Für seelenlose Inhalte wie Formularanleitungen mag ein Avatar taugen, für Inhalte mit menschlicher Tiefe geht nichts über echte Menschen aus dem eigenen Team.

Vom weißen Blatt Papier: KI als Sparringspartner

Ein zentraler Vorteil von KI liegt in der Prozessoptimierung und im kreativen Sparring. Statt vor dem leeren Blatt zu verharren, liefert die KI erste Ideen und Strukturen. Heitkötter beschreibt einen Podcast-Ideengenerator, der Themenvorschläge, Outlines und auf Wunsch sogar Skripte erstellt – wobei er betont: Die Vorschläge müssen immer angepasst und zu eigenen Inhalten gemacht werden.

Die Vorteile fasst er zusammen: Es verschwindet die Aufschieberitis, und die Qualität steigt durch neue Perspektiven. Auch als kritischer Gegenspieler taugt KI – etwa um eine Keynote oder ein Verkaufswebinar zu challengen: „Wo habe ich dich verloren im Pitch?“ Oder als simulierter Verkaufstrainer, der ein Preisverhandlungsgespräch übt und anschließend Feedback gibt.

Der Werkzeugkasten: Empfohlene KI-Tools

Neben ChatGPT nennt Heitkötter mehrere spezialisierte Werkzeuge:

  • Perplexity – für Suche und Recherche, aus seiner Sicht die beste Wahl
  • Notebook LM (Google) – als Wissenspool und zum Vertonen von Inhalten
  • Gamma – zum Erstellen von Präsentationen und Angeboten
  • Meetjamie – ein deutsches, DSGVO-konformes Tool, das Meetings aufzeichnet, transkribiert und Aufgaben direkt zuordnet und versendet
  • ChatGPT in der Bezahlversion – Voraussetzung für den Bau eigener Assistenten (Custom GPTs)

Drei konkrete Tipps für den Einstieg mit ChatGPT

Zum Abschluss gibt Heitkötter drei praktische Empfehlungen für alle, die die Bezahlversion nutzen:

  1. Konfiguration ausfüllen: In den Einstellungen unter „ChatGPT individuell konfigurieren“ hinterlegen, wie man schreibt. Damit werden die Texte deutlich besser – bei vielen sind diese Felder noch leer.
  2. Mit Custom GPTs beschäftigen: Diese Assistenten werden nicht programmiert, sondern wie eine Anweisung an eine neben einem stehende Person beschrieben.
  3. Prompts einsprechen statt tippen: Über die Diktierfunktion des Betriebssystems (Mac: Diktierfunktion, Windows: Windows- plus H-Taste) lassen sich Prompts schneller und mit mehr Kontext einsprechen – was die Ergebnisse verbessert.

Das Fazit des Gesprächs: KI ist kein Grund zur Sorge, sondern ein mächtiges Werkzeug für Wachstum und Sichtbarkeit. Der Schlüssel liegt in der Balance – die gewonnene Zeit sollte in echte, menschliche Kommunikation zurückfließen. Oder, wie es zum Abschluss heißt: „Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit.“